L’importanza della digitalizzazione documentale
Se sei alla ricerca di risposte in merito alla conservazione dei documenti, non utilizzare solo i motori di ricerca e non rimanere fossilizzato sulle informazioni che trovi online, piuttosto devi fare riferimento a un soggetto abilitato a effettuare il servizio di digitalizzazione e conservazione dei dati e dei documenti, che può avvenire solo mediante un processo certificato appositamente per la digitalizzazione dal ministero italiano.
Tali ricerche ti eviteranno di incorrere in sanzioni penali, perciò sarebbe opportuno comprendere a che punto è l’azienda, soprattutto per quanto riguarda le normative sulla digitalizzazione e sulla conservazione dei documenti.
Un esperto di conservazione digitale (in questo Savino Solution può esserti d’aiuto) può mostrarti i passi da intraprendere per ottenere una digitalizzazione documentale a norma di legge. Non c’è alcun dubbio sul fatto che questo sia uno degli argomenti più delicati e maggiormente affrontati in materia di dati dell’impresa in questo momento.
Questo argomento focalizza l’attenzione su un processo strutturato, che sia coerente con la complessità aziendale, che spesso si traduce con una macchinosa gestione a mano dei “file XML”.
Tali procedimenti devono poi essere compatibili con il sistema ERP (Enterprise resource planning, che vuol dire letteralmente “pianificazione delle risorse d’impresa”), ma è importante, prima di tutto, essere sicuri che i processi digitali intrapresi siano corretti, quindi in che modo è possibile valutare che i documenti prodotti in fase di digitalizzazione siano solidi dal punto di vista legale; inoltre, i documenti digitali prodotti e trattati sono realmente allineati con le normative vigenti?
A tutte queste domande è necessario trovare delle risposte, per poter mettere in piedi un processo di digitalizzazione impeccabile, che metta in luce eventuali errori e informazioni mancanti, che senza un sistema ad hoc non sarebbero facilmente rintracciabili.
Attraverso questi sistemi di gestione dei documenti gli errori delle procedure aziendali, gli errori normativi, gli errori tecnologici, vengono cancellati definitivamente per offrire un risultato che rende più veloci i flussi di lavoro.
La cancellazione degli errori è importante anche dal punto di vista delle sanzioni alle quali si potrebbe essere esposti se non si adottano attività di messa a norma della digitazione e della conservazione sostitutiva dei dati e delle informazioni.
Analizza in maniera approfondita le criticità e le anomalie normative, che scaturiscono dalla creazione e dalla conservazione dei processi documentali, e una volta messe in luce corri subito ai ripari prima di trovarti a pagare sanzioni salate.
Le dispersioni nei processi possono essere causa di fuoriuscita di denaro non rintracciabile, causata dai costi sommersi, spesso causati da un flusso documentale poco chiaro. Non solo, mettere a norma questi processi, in merito al punto di vista legale, ti evita di commettere reati in maniera inconsapevole, causati dalla mancanza di informazioni.
Ti renderai conto di come un nuovo trattamento delle fatture attive e passive, dei DDT dei fornitori e la gestione dei dati sensibili, impedirà inutili perdite di tempo e anche in quanto agli aspetti organizzativi interni potrai notare quanto sarà alleggerito il tuo lavoro e quello di chi lavora nei reparti amministrativi.
Considerato che nel web trovi solo un vortice di informazioni dispersive e confuse, non ti resta che approfondire in maniera appropriata tutte quelle che sono le novità degli adempimenti digitali, che la tua azienda irrimediabilmente deve affrontare.
Acquisisci tutte le nozioni di cui hai bisogno per lasciare fuori dai cancelli tutti i dubbi relativi alla digitalizzazione e ai rischi che corre chi si adatta con la dematerializzazione “fatta in casa”.
Piuttosto risolvi i problemi di digitalizzazione in maniera corretta e a norma, per salvare l’azienda da catastrofici errori e perdite di tempo e denaro. Dunque concentrati sulle informazioni che l’azienda gestisce, i dati e i processi per capire come renderli completamente digitali.